Kaubanduses ja teeninduses on oluline pakkuda klientidele head ja kiiret teenindust ning vältida samal ajal vigade tegemist. Vähemalt sama oluline on, et kassasüsteem toetaks ettevõtja tööd saamaks olulist infot võimalikult vähese ajakuluga.
Mida peaks väikeettevõtja teadma kassasüsteemi valimisest, räägib Nixori valdkonnajuht Armo Avila.
Parem ülevaade
“Kassasüsteem, mis võimaldab saada täit ülevaadet, milliseid tehinguid on teostatud, milline on laoseis, registreerida kliente. See annab ettevõtjale olulise ajavõidu, sest ülevaade toimuvast on parem ja ettevõtte haldamine on tunduvalt lihtsam,” selgitab Armo Avila kassasüsteemi eeliseid võrreldes näiteks sellega, kui info on killustatud mööda erinevaid andmebaase ning sealt info kogumine on aeganõudev ning tülikas.
Tänapäevastel kassasüsteemidel on juba tavaline triipkoodilugeja kasutamise võimalus, mis annab olulise ajavõidu, kui klient ostab näiteks rohkem kui ühe toote korraga. “Ilma kassasüsteemiga integreeritud triipkoodilugejata peaks teenindaja hakkama sisestama iga toote hinda käsitsi, mis on tunduvalt ajakulukam,” räägib ta.
Teise olulise punktina toob Avila välja klienditeenindusliku aspekti. Ühe kliendi kohta kuluv aeg on kasutades kassasüsteemi märgatavalt väiksem võrreldes sellega, mis kulub, kui tehinguid toimetada käsitsi. Ja aeg on kallis vara nii kliendi kui ka kaupleja jaoks.
Kassatarkvara puhul ei saa üle ega ümber funktsionaalsusest. Oluline on lihtne ja loogiline kasutajaliides, mida teenindajal oleks võimalikult mugav kasutada. Uute töötajate koolitamise vajadus on seda väiksem mida intuitiivsem ja standardsem on kasutajaliides. Vähem oluline ei ole võimalus liidestada kassatarkvara juurde ka makseterminali, mis vähendab vigade tekkimise võimalust, kuna info liigub kassasüsteemi ja makseterminali vahel automaatselt, mistõttu ei pea teenindaja tegema lisasammu ja sisestama kaardimakse summat käsitsi.
Korralik süsteem tõstab ettevõtte mainet
“Kui midagi müüa, siis tuleb kliendi soovil väljastada müüki tõendav dokument, kassasüsteemiga on see lihtsasti prinditav või läbi kliendihaldusliidese ka e-postiga edastatav ning seda kõike on võimalik teha automaatselt,” selgitab Avila. Tänapäevased kassasüsteemid võimaldavad läbi kliendihaldusliidese ka kliendil endal sisse logida ning vaadata enda ostuajalugu.
Avila sõnul ei ole vähem oluline väikeettevõtja puhul ka maineküsimus. “Korralik kassasüsteem viisaka müügidokumendiga ja koos eelpool mainitud lisavõimalustega tõstab kliendi silmis kindlasti ettevõtte mainet,” märgib Avila. Selline süsteem annab kliendile kindlustunde, et selle ettevõtte poole võib ka pöörduda hiljem, kui peaks tootega mõni probleem tekkima.
Kassasüsteemi valides mõtle tulevikule
“Kaubandus on täna uuenemise faasis, mistõttu ei ole mõtet soetada aegunud kassasüsteemi,” räägib Avila. Oluline on jälgida, et kassasüsteem toetaks e-kaubanduse funktsioone.
Rääkides probleemidest, mis võivad tekkida, kui soetada enda ettevõttele vananenud kassasüsteemi, siis on Avila sõnul murekohad samad, mis tekivad kasutades mistahes vananenud tehnikat. Mingil hetkel kaob ära seadme või operatsioonisüsteemi tootjapoolne tugi, mille tõttu tekivad turvaaugud, mis annavad võimaluse seadet lihtsasti väliselt rünnata.
“Paratamatult sulgevad poed COVIDi tõttu oma uksi ning pakuvad nii väga odavalt oma olemasolevat tehnikat,” selgitab Avila praegust olukorda. Sellega tasub aga olla ettevaatlik, vaadata kriitilise pilguga ning mõne spetsialistiga nõu pidada, et ei ostetaks mingisugust vanarauda, millega sisuliselt midagi teha ei ole.
“Iga kaupmees vaatab tulevikku,” räägib Avila, kelle sõnul ei ei tegutse keegi ainult tänasele mõeldes. Seetõttu on mõistlik kohe alguses veidi rohkem investeerida ja hoida enda jaoks avatud uks, mis puudutab kassasüsteemide ja kaubanduse arenguid, näiteks Omnichannel lahendused või et kliendihaldusliidesega oleks võimalik täita GDPR nõudeid.
Kindlasti tasub koheselt mõelda ka sellele, et kui tulevikus peaks tekkima rohkem müügipunkte, siis kas on võimalik ja kui lihtne saab olema tsentraalne haldus jne. “Juba täna tuleb neid oste tehes sellele mõelda,” toonitab ta.
Võta ühendust spetsialistidega
Kui ettevõtja hakkab valima endale kassasüsteemi ja sellega seonduvaid otsuseid tegema, siis soovitab Avila leida see aeg ja finants, et minna konsultatsioonile ning arutleda koos valdkonna spetsialistiga, mis oleks parim lahendus.
Avila sõnul saab kassasüsteemide valikul tõmmata paralleeli automaailmaga. “Kui sul on neli ratast, rool ja pedaalid, siis saad sõita, aga kulutades veidi rohkem, muutub sõit mugavamaks,” selgitab Avila, et kassatarkvaraga on samad lood. Investeerides alguses veidi rohkem, saad tulemuse, mis vastab su ootustele ning teeb ettevõtja seisukohast elu lihtsamaks.
“Olenevalt valdkonnast on nõuded terminalidele ja kassatarkvarale väga erinevad,” räägib Avila, et kahjuks ei ole nii, et üks süsteem sobib kõigile. Oleneb, milline on ostukorvi suurus või midagi müüakse. Näiteks, kas klient ostab ühe hamburgeri või kolm riideeset või ostetakse tunnis tuhandeid toidukaupu.
See kõik seab erinevad nõudmised kassasüsteemile, mille tõttu tasub kindlasti spetsialistiga nõu pidada, et mitte üle või ala investeerida. Kassasüsteemi valik peab olema hästi läbimõeldud, sest hilisemad suuremad muudatused on tavaliselt kulukad, ajamahukad ning seotud teatud riskidega.
Halda ettevõtte käekäiku ühest kohast
Kui ettevõte on juba piisavalt suur ja töötajate hulk on kasvanud, siis on ettevõtte omanikule veel tähtsam omada reaalajas ülevaadet, hinnata inimeste panust edusse ning analüüsida toimuvat.“Kui tahame tuleviku kohta otsuseid teha, on info ajaloo kohta väga oluline,” selgitab Avila.
“Samamoodi on oluline kassasüsteemide olemasolu ka kohvikutes ja restoranides, kus läbi kassasüsteemi jookseb info otse kööki ja baari, mis vähendab oluliselt teenindamisele kuluvat aega ning võimaldab vähendada võimalikke vigu tellimuse edastamisel,” selgitab Armo Avila.
“See, mis puudutab ettevõtte käekäigu haldamist, siis info selleks peaks olema kompaktselt ühes kohas koos ja kergesti hallatav, see annab omanikele ja juhtidele rohkem aega keskenduda oma äri arendamisele” selgitab Armo Avila, miks on oluline omada head kassatarkvara.